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企業檔案工作
四川九洲電器集團有限責任公司通過企業電子文件歸檔和電子檔案管理試點驗收

2020429日,國家檔案局經科司運用遠程視頻會議的形式,組織專家對四川九洲電器集團有限責任公司(以下簡稱四川九洲電器)的企業電子文件歸檔和電子檔案管理試點工作進行了驗收。

四川九洲電器是國家檔案局、國家發展改革委選定的第一批33家企業電子文件歸檔和電子檔案管理試點企業之一。按照試點工作要求,四川九洲電器完成了PDM系統電子文件歸檔和電子檔案管理,基本完成了試點工作,具備驗收條件。因新冠病毒疫情尚未結束,此次驗收使用騰訊會議平臺,以網絡視頻會議形式進行,這是繼太平人壽保險有限公司數字檔案室建設試點驗收后,第二次采用該種創新工作方式。

遠程視頻會議驗收過程完全按照現場會議的程序進行。驗收專家通過遠程視頻會議系統,同步聽取試點建設的工作報告和技術報告,觀看系統演示,專家不時提問質詢。經過半天的遠程視頻會議,專家一致同意四川九洲電器企業電子文件歸檔和電子檔案管理試點通過驗收。

四川九洲電器企業電子文件歸檔和電子檔案管理試點建立了數字檔案管理系統、完成了數字檔案管理系統與PDM系統的集成、實現了PDM系統內電子文件的歸檔和管理、形成了電子文件歸檔和電子檔案管理技術方案和業務管理經驗。專家認為,四川九洲電器結合企業業務實際和管理需求,建立了嚴格的涉密信息訪問控制體系,確保了信息資源安全,提高了檔案利用效率。

為保證網絡視頻會議取得良好效果,確保驗收工作不打折扣,經科司企業處會同被驗收試點企業做了大量前期準備工作:預先在會議平臺中申請視頻會議室,通知并指導參會人員和驗收專家下載安裝會議軟件;提前測試會議需要的網絡和設備,進行驗收預演,測試演示效果;擬定會議計劃,準備會議材料,對材料是否包含涉密及企業商業秘密進行審核,并提前發放至參會人員手中;因視頻會議沒有實際會議地點,容易被參會人員忽略,會議前多次提醒參會人員及時到會;明確會議紀律,根據會議議程及時開閉相關人員發言權限,防止環境噪音對會議造成干擾,各項措施保證了會議的質量。

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