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危機時刻記錄職責愈發重要不能停擺 國際檔案理事會等國際組織發表聯合聲明

本報訊 在新冠肺炎疫情蔓延全球的嚴峻態勢下,文件、檔案管理也面臨著諸多問題。為此,國際檔案理事會和國際信息專員會議于近日發表聯合聲明《新冠疫情昭示:危機時刻記錄職責愈發重要不能停擺》。該聲明得到文件管理者和行政管理者國際協會、國際數據科學委員會、數字保存聯盟、研究數據聯盟以及聯合國教科文組織世界記憶和世界數據系統等國際組織的支持。

聯合聲明提出3項原則,分別是:第一,決策必須予以記錄;第二,文件與數據應在所有機構得到保護和保存;第三,機構關閉期間應保證信息安全,加強檔案保護,提供數字內容的利用服務。國際檔案理事會希望檔案、文件、數據領域及相關社群支持聯合聲明,一道呼吁全球所有政府、企業和研究機構記錄現在及未來的決策和業務活動。

聯合聲明圍繞應急狀態下的決策記錄、數據保存和提供利用,發出3項行動呼吁。第一,決策必須予以記錄。目前,各國政府做出了一系列重要決策,包括對涉及數十億人口的市場、人們的日常生活等進行大規模管控。此時,利用各類數據輔助決策的益處愈發凸顯,因而更不能減少對語境化信息(如紙質文檔、數據、算法、代碼和音像)予以記錄的需求,也不能減免各級政府記錄其數據分析過程、捕獲關鍵信息的職責。必須對決策依據、決策本身以及相關高層決策者進行充分記錄,保證政府在應急事件中及事后均可問責,并使后代從中汲取經驗教訓。在當前狀況下,由于無法采用常規流程、常態基礎設施,可能導致文件記錄面臨風險。這就要求必須對臨時技術環境中生成的文件記錄采取緊急措施進行恰當管理,解決保存問題。

第二,各類機構應保障文件和數據的安全與保存。記錄職責的履行者不僅是各級政府,還有所有的商業機構、研究機構和教育機構等。所有機構都必須意識到恰當保存數據、有效管理文件的重要性,這樣我們才能為后代提供可靠的危機管理的憑證性信息。業務機構要維護業務活動記錄以保證業務的連續性、證明權責,并將其作為向政府申請補貼資助的憑證;研究機構和教育機構,尤其是參與疾病追蹤、對病原體基因組進行圖譜分析開發疫苗的機構,必須確保相關記錄和數據的準確性,并對其進行正確保管和維護。當前,世界各地科學家對1918年流感大流行檔案的研究證明了這一點。而檔案機構也會成為新冠肺炎疫情檔案的保管者,檔案能夠證明此次疫情蔓延對經濟和社會的影響。這不僅是為了預防、預測類似事件的再度發生,也有助于理解本次事件對當代和后代的影響。

第三,閉館期間應維護數字內容的安全,加強保護,促進利用。對新冠肺炎疫情開展研究,預防其他類似事件的發生,有賴于文件管理服務、有賴于檔案。因此,應以可保存、可訪問的方式生成和捕獲文件與數據。無論現在還是未來,文件和檔案不僅僅是標記為“官方文件”的紙質文檔,還有越來越復雜的數字資料,諸如算法和初始數據。同時,捕獲和保存已經停業的公司和私營機構的文件也變得至關重要。必須關注的是,就疫情報告標準、相關規范和定義達成全球協議至關重要,有必要將檔案館認定為原始數據的保管者,將原始數據作為復合數據、報告信息的基礎支撐。

聯合聲明揭示新冠肺炎疫情蔓延過程中文件、檔案管理所面臨的危機,昭告全球越是危機時刻文件與檔案管理的重要價值愈宜凸顯,呼吁所有機構時刻履行記錄職責。此前,各國政府均采取了非常態化的應急管控措施,很多機構因而無法在常規流程中開展業務或不得不應用臨時技術解決突發問題,在這種情況下生成的各類形式、各種載體、不同媒體的文件是否得到及時捕獲采集、科學有效管理?很多檔案部門疫情期間閉館暫停接收檔案進館和現場查檔,如何確保提供在線優質服務、滿足各種利用需求?聯合聲明提醒我們,這不僅關乎疫情文件的生成、安全和疫情檔案的保存、保護,也是對檔案管理、數字轉型、風險管控、應對能力的全面檢驗,更是對應急事件中隊伍建設和人才培養成效的一次大檢閱。   

原載于《中國檔案報》2020年5月11日  總第3523期  第一版

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